AIで検索するのはもうやめよう ― Excel業務と社内データを活かした業務改革のすすめ

「AIを導入した」と聞くと、多くの企業は「検索の代替」「議事録の文字起こし」です。

ChatGPTやGeminiを検索エンジンのように使い、外部情報を収集することは確かに便利ですが、それだけでは業績は向上しません。

会議やミーティングの議事録作成は、一歩ならぬ、半歩レベルです。

AIの本当の価値は、自社が持っているデータを活かすこと、自社アプリを作成することにあります。

この記事では、AIコンサルタントの木村が、特に日々の業務で使われているExcelを中心に、AIをどう活用し、最終的に「自社専用のマイGPT」に育てていくかを具体的に解説します。

Geminiの場合は、「Gem」「GAS」です。

経理の仕分けやシフト作成、顧客分析と対策、商品製品分析と対策、生産計画の立案、生産実績の分析、そして新たに伝票チェックの自動化事例も取り上げます。

１～２年後、会議は半分以下になり、課題があったらスタッフ自らマイアプリを作成して業務改善を開始する企業が、好業績をあげていると判断します。

なぜ「検索利用」では限界があるのか

インターネット検索エンジン代替や外部情報に頼るAI利用には3つの問題があります。

1. 正確性の保証がない
   ネット上の情報は玉石混交。古い情報や誤った情報も多く、意思決定に使うにはリスクがあります。
2. 誰でも同じ情報にアクセスできる
   社外情報は競合も同じように入手できます。差別化や独自性を生むことは困難です。
3. 自社の課題解決に直結しない
   どれだけ外部情報を集めても、「自社の売上データ」「人事情報」「生産実績」といった独自データは検索では出てきません。

つまり、検索利用にとどまる限り、AIは「便利なおもちゃ」でしかありません。

真価を発揮するのは、自社の内部データと結びつけたときです。

制作：Gemini有料版

Excel業務こそAI導入の入り口

AIを使いExcelマクロを大量生成する！

どの会社でも必ず使っているのがExcelです。

営業管理、生産管理、工事管理、仕入れ管理、経理、シフト管理、人事労務――部門を問わずあらゆる現場で利用されています。

このExcel業務にAIを組み込むステップは次のようになります。

1. 手入力作業を洗い出す
   日々繰り返されている「単純作業」「定型作業」をリストアップ。
2. マクロ化（Excel VBA）する
   手作業で行っている入力や集計を自動化。
   Excelマクロは、AIに生成させます。
3. ChatGPTプロジェクトに組み込む
   作成したマクロや操作手順をChatGPTに登録し、利用者が自然言語で指示できるようにする。
4. 業務が安定したらマイGPT化（ChatGPTs）する
   自社専用のカスタムAIとして「マイGPT」を構築。業務フロー、マクロコード、FAQなどを組み込み、部門別の専用AIにする。

パソコンに向かっている＝仕事をしているを疑え！

経営者・管理職がPCやアプリ操作が苦手で任せっぱなしに、業務改善が進んでいないケースが散見されます。

次のやり方で整理し、改善を繰り返していきます。

付箋：ふせん、ポストイットを方式

ホワイトボードやノートにポストイットを貼りだし、前後の手順、input outputを整理します。

制作：Gemini有料版

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業務の書き出し、Todoリスト方式

日々繰り返されている「単純作業」「定型作業」をリストアップします。

付箋（ポストイット）やメモ、手帳に毎日の仕事「項目」を書きます。

終わった仕事に〇印を付けます。

ToDoリストでもOKです。

前後の作業手順を変更する必要があります。

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時間視点による業務改善

ステップ１：作業時間を短縮する

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ステップ２：作業開始時間を早くする

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ステップ３：PC作業前の作業を改善する

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ステップ４：社内データやコンテンツの有効活用

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• 経営者と管理職は、AIをシステム室や若手に任せっぱなしにせず、会議の総時間の50％超をAIマイアプリ作成時間に使いましょう！
• 社長や管理職のチャットボットを作って迅速に回答▶素早い「実行組織」にしましょう！

経理：仕分け作業の効率化

手順

• ChatGPTの場合は「プロジェクト」を活用
• 請求書や領収書をPCと同期したスマホAIで読み込み、自動で勘定科目を提案。
• 「仕分けして」と依頼。
• 間違いの仕分けは、チャット（プロンプト）で修正。
• 正しい仕分けになった段階で正式プロンプト生成依頼。
• 会計ソフトに読み込ませる様式に変換するように生成依頼。
• Excelファイル形式ででダウンロード。
• この流れも正式プロンプト生成依頼。
• 一連の流れをマイGPT化すれば「仕分けして」と依頼するだけで適切な仕訳例を提示。

問題と改善点

発注書と納品書、納品書と請求書のチェックに

• 「時間がかかる」
• 「合致しない」
• 「発注部門が納品書ノーチェック」
• 「発注書と納品書チェックをなぜか、経理部門が実施（牽制機能が働かない）」
• 「発注部門が、納品書と請求書ノーチェック」
• 「納品書と請求書チェックがなぜか、経理部門に任せっぱなし（牽制機能が働かない）」
• 「締め前後に納品の赤伝処理、品番変更、納期変更・・・」確認に時間を要する
• 「発注書」「納品書」が経理に届かない（担当者の机に隠されている）

【残業の連続】

制作：Gemini有料版

【部門間で喧嘩や悪口、陰口状態】締め日は、雰囲気悪い

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人事：シフト表の作成と調整

シフト担当者の悩み解決

• 必要資格（配置基準）やスキル、最適なチーム編成Excelデータベース化。
• 希望休データベースを加味したシフト（案）を生成。
• Excelデータとしてダウンロード。
• 関係者調整と最終チェック（必要に応じてコンプラもチェック）
• マイGPT化すれば「シフト（案）」が短時間で作成。

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営業：クロス集計分析と対策

基礎データがあれば、AIマクロ生成とAI分析　最適な方法を標準化する

• 販売管理システムからCSVダウンロード、Excel変換。
• AIにアップしてExcelでクロス集計。
• 集計結果をExcelでダウンロード。
• AIにアップしてExcelでクロス集計。
• クロス集計の項目を複数にすると、問題点課題が明確になる！
• Excelでクロス集計し分析。
• Excelでクロス集計分析から対策【複数（案）】作成。
• 対策【複数（案）】のメリット・デメリット、制約条件作成。
• 顧客対策と商品製品対策の整合性【複数（案）】作成。

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製造：生産計画と実績分析

基礎データがあれば、AIマクロ生成とAI分析　最適な方法を標準化する

• 過去の生産計画と生産実績再分析をAIで統計的処理により実施。
• 既存の工場別、ライン別、工程別、機械別【稼働】ExcelをAIにアップし統計的処理にて分析。
• 既存の工場別、ライン別、工程別、機械別【歩留り】ExcelをAIにアップし統計的処理にて分析。
• スタッフのスキルとラインのクロス集計、ExcelをAIにアップし統計的処理にて分析。
• スタッフのスキルと機械のクロス集計、ExcelをAIにアップし統計的処理にて分析。
• 既存の工場別、ライン別、工程別、機械別【修理履歴】分析

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工事業務におけるAI活用事例

基礎データがあれば、AIマクロ生成とAI分析　最適な方法を標準化する

• 過去の工事計画と実績データをAIで統計的に再分析し、精度の高い工期・コスト予測を実施。
• 既存の「現場別」「工程別」「資材別」「機械別」【稼働状況】ExcelをAIにアップし、統計的処理で稼働効率を分析。
• 既存の「現場別」「工程別」「資材別」「機械別」【歩留り・ロス率】ExcelをAIにアップし、統計的処理で改善点を抽出。
• 作業員のスキルと工程のクロス集計をExcelでAIに分析させ、人員配置の最適化を実施。
• 作業員のスキルと機械使用のクロス集計をExcelでAIに分析させ、安全性と効率のバランスを評価。
• 既存の「現場別」「工程別」「資材別」「機械別」【修繕・修理履歴】ExcelをAIにアップし、故障傾向と予防保全策を分析。

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医療におけるAI活用事例

基礎データがあれば、AIマクロ生成とAI分析により最適な方法を標準化

• 電子カルテやレセコンからCSVをダウンロードし、Excelに変換。
• 新規患者の問診票をAIにアップロードし一覧にしてExcelでダウンロード。
• データをAIにアップして、Excelでクロス集計。
• 集計結果をExcelでダウンロードし、再度AIにアップして深掘り分析。
• クロス集計の項目を複数に設定することで、集患、外来、病床稼働率・診療科別の課題が明確化。
• Excelでクロス集計分析を行い、傾向や問題点を把握。
• クロス集計分析結果から、集患対策、特に新規集患対策や医療体制の改善策【複数案】を作成。
• 各改善策のメリット・デメリット、制約条件を整理。
• 患者対応策と医療資源配分（人員・設備）の整合性を考慮した改善案を策定。

※患者情報を学習データに使用されない契約と設定はお忘れなく！

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介護におけるAI活用事例

基礎データがあれば、AIマクロ生成とAI分析により最適な方法を標準化

• 介護記録システムや利用者管理システムからCSVをダウンロードし、Excelに変換。
• データをAIにアップして、Excelでクロス集計。
• 集計結果をExcelでダウンロードし、再度AIにアップして深掘り分析。
• クロス集計の項目を複数に設定することで、介護度別・サービス内容別の課題が明確化。
• 包括、居宅、他施設、自施設からの紹介情報や渉外活動情報を、スマホChatGPTプロジェクトに音声入力。締め日にExcelダウンロード。
• Excelでクロス集計分析を行い、ケアの傾向や課題を把握。
• クロス集計分析結果から、ケアプランや介護体制の改善策【複数案】を作成。
• 各改善策のメリット・デメリット、制約条件を整理。
• 利用者対応策と職員配置・サービス提供の整合性を考慮した改善案を策定。

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店舗におけるAI活用事例

• POSシステムや販売管理システムからCSVをダウンロードし、Excelに変換。
• データをAIにアップして、Excelでクロス集計。
• 集計結果をExcelでダウンロードし、再度AIにアップして深掘り分析。

クロス集計で見える課題

• 来店客層別（年代・性別など）
• 時間帯別（平日昼・週末夜など）
• 商品カテゴリ別（食品・雑貨・アパレルなど）
• 販売促進施策別（クーポン利用、SNSキャンペーン反応）
• イベント別（来場者数・購入率・リピート率）

改善と対策の流れ

1. Excelでクロス集計分析を実施
   → 課題や売上の偏りを把握
2. AIによる改善策の複数案作成
   → 例：時間帯別クーポン配布、客層別おすすめ商品の陳列、SNS広告ターゲティング
3. 販促・イベント施策の評価
   → 各施策のメリット・デメリット、制約条件を整理
4. 整合性チェック
   → 顧客対応策と商品・在庫計画、イベント施策のバランスを検討

活用事例イメージ

• 「雨の日クーポン」の効果を来店時間帯別にクロス集計 → 平日夕方の集客に効果あり
• 店舗イベント（試食会・ワークショップ）の来場者数と購入率をクロス集計 → 売上増加に直結した施策を抽出
• SNSキャンペーン参加者と実際の購買データをクロス集計 → 販促費用対効果の見える化

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新事例：伝票チェックと仕訳CSVの自動化

伝票処理は経理業務の中でも時間がかかる作業です。仕入伝票と納品伝票の突合、納品書と請求書の照合、そして最終的に仕訳CSVを作るまでの一連の流れは、AIとマクロの組み合わせで大幅に効率化できます。

① 仕入伝票と納品伝票のチェック

• キー項目（仕入先コード・伝票番号・品目コード）で照合。
• 数量・単価・金額を比較し、不一致があれば黄色でマーキング。
• 結果は「チェック結果_仕入_納品」シートにまとめられる。

② 納品伝票と請求書のチェック

• 納品記録と請求書を突合し、数量・金額・税額を照合。
• 未計上や差額があれば自動で一覧化。
• ミスや抜け漏れを発見しやすくなる。

③ 仕訳CSVの作成

• 仕訳シートに日付・科目・金額を入力。
• マクロ実行で「shiwake_export.csv」を自動生成。
• 会計ソフトにそのままインポート可能。

導入効果

• 手作業で数時間かかっていたチェックが数十秒で完了。
• ミスが減り、経理担当の負担が大幅に軽減。
• AIと組み合わせることで「伝票の突合～仕訳起票」まで自動化の道筋が見える。

※業務内容によってマイGPT（ChatGPTs）で処理したほうが良い場合と、マクロ化が良い場合があります。

制作：Gemini有料版

導入メリットまとめ

1. 手入力作業の削減
   単純作業をマクロとAIで自動化し、ヒューマンエラーを防止。
2. スピードと精度の向上
   分析・計画立案・伝票照合・レポート作成が即時化。
3. 属人化の解消
   マイGPTに業務知識を組み込むことで、担当者が変わってもノウハウが継承される。
4. 教育・OJTの効率化
   新人が「マイGPT」に質問しながら業務を覚えられる。

制作：Gemini有料版

これからの一歩

AIを検索代替として使う時代は終わりました。
これからは、社内のExcel業務や独自データにAIを組み込み、マイGPT化していくことが差別化の鍵です。

第一歩としておすすめなのは、身近な「営業情報」「経理仕分け」「伝票チェック」を対象にすることです。

少しの工夫で大幅な効率化が実現でき、AI導入の効果を実感できます。

その成功体験をきっかけに、営業支援・生産管理・工事管理・シフト生成・OJT計画など、他の部門へ展開していくと良いでしょう。

１～２年後、会議はなくなり、課題があったら、スタッフ自らマイアプリを作成して業務改善を開始する企業が好業績をあげていると判断します。

NotebookLMのポットキャスト　２本比較視聴可能に！

NotebookLMは変更になりました。これまで７分程度の音声データが、今回20分程度に延びています。

同じPDFデータから２本も作成出来るようになりました。比較視聴可能です。

NotebookLMのUI/UXも変更になりました。また共有者チャット形式で質問することが可能になりました。

Google は凄いです。Googleアカウントでぜひご視聴ください。

全ての企業においてNotebookLMの導入は必須です。

当ブログの音声解説・動画解説・マインドマップ、チャット形式での質問も出来るようになりました。

下記画像の赤枠部分を操作します。

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notebooklm.google.com

音声解説は、漢字やアルファベットの読み上げに間違いはありますが、ご了承ください。

NotebookLMのマインドマップ

お気軽にお問い合わせください！

あなたの会社でも、まずはExcelの単純作業をリストアップしてみませんか？
「これはマクロ化できるか？」「ChatGPTに入れられるか？」とご一緒の検討しましょう！
チャット、プロジェクト、自社専用AI＝マイGPT（ChatGPTs）となり、業務改革を大きく前進させます。

オンリーワン経営は、厚生労働省　人材開発支援助成金　助成率75％対象の研修を通じて解決を支援します！

編集後記

ChatGPTとGeminiの静止画像作成のプロンプトの違いがあります。

ようやく、Geminiの静止画像へのプロンプトの特徴が判ってきました。

１か月前よりも、ブログに合わせ画像をコントロールできるプロンプトが書けるようになりました。

以上の理由により本日商業利用可能な写真ダウンロードサービス契約を解約しました。長期間大変お世話になりました。

次は、Gemini契約から、GoogleWorkspace契約へ変更しようかと検討しています。

NotebookLMの超マニアックな使い方を発見してしまいました。複数使っているから発見できたことです。

ChatGPT/Geminiのスマホ版とPC版の同期による便利な使い方も発見できました。

GrokのSNS分析・対策（案）は凄いです。

Gensparkのエージェント機能の充実も魅力的ですね。特にAi Podsは通勤者の必須アイテムになりそうです。

過去には、2025年GWゴールデンウイーク前後に、ある専用AIを解約しました。

とても素晴らしいAIでした。しかし解約から３ケ月しましたが、解約して良かったと感じています。

仕事の内容に応じて契約内容を変えています。

自分の体験も踏まえ、AIの契約は、毎月見直し、２～３ケ月に１回契約変更すことをお勧めします。

あなたのビジネスを加速させる次の一歩を踏み出しましょう！

ChatGPT無料版と有料版の違い、そしてその具体的な活用メリットについて、ご理解いただけたでしょうか？

私たちは、AIがもたらす業務効率化と生産性向上の可能性を、より多くの企業に体験していただきたいと考えています。

厚生労働省「人材開発支援助成金」を活用したAI研修　助成率75％で、社員のリスキリングを促進！

オンリーワン経営のＡＩ研修は、厚生労働省の人材開発支援助成金　研修費　助成率75％に対応しています。

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• 研修内容: ChatGPTをはじめとする生成AIの活用方法、定型業務の洗い出しとマイGPT作成、具体的な業務改善事例など
• 対象: 中小企業の経営者様、部門責任者様、AI導入を検討されているご担当者様
• 助成金の詳細: 厚生労働省「人材開発支援助成金」公式サイトをご確認ください。

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人材開発支援助成金（人材育成支援コース、教育訓練休暇等付与コース、人への投資促進コース、 事業展開等リスキリング支援コース）について紹介しています。

www.mhlw.go.jp

「事業展開等リスキリング支援コース」リーフレットＰＤＦ

https://www.mhlw.go.jp/content/11800000/001469154.pdf

「事業展開等リスキリング支援コース」パンフレットＰＤＦ

https://www.mhlw.go.jp/content/11800000/001503677.pdf

作成:Google　Gemini

※2025年8月23日　ISO27001（ISMS）差分審査準備完了コースコースの年度が間違っていましたので、修正しました。お詫びして訂正致します。