AIを使って日報・記録をOJT教材や社内の知的財産として有効活用する方法

皆さん、こんにちは！AIコンサルタントのオンリーワン経営　木村です。

最近、AIの活用法というと「インターネット上の情報を検索して回答を得る」という使い方が主流です。

もちろんそれも便利ですが、AIの真の力は、私たち自身が持つ貴重なデータ、つまり**「社内の日報や記録」**に学習させるところにあります。

必要事項や記録上の基準項目を決めておくことにより、入力するモレを防ぐことが可能です。

使い始め、入力できない項目があっても、AIに相談すると上司に変わり**OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）**をしてくれます。

**「社内の日報や記録」**が蓄積されると、データに基づく分析や対策を立てることに役立てることが可能です。

今回は、PC画面とスマホ音声入力を有効活用しながら、具体的なデモを交えながらご紹介します。

なぜ、AIに社内データを学習させるべきなのか？

日報や業務記録は、単なる報告書ではありません。それは、現場のノウハウ、成功事例、そして課題が凝縮された宝の山です。

しかし、これらのデータは蓄積されるだけで、十分に活用されていないのが現状ではないでしょうか？

AIを活用すれば、この宝の山を**「分析」し、「次のアクションを立案」**するための強力なツールに変えることができます。

貸借対照表に表現できないものを**デジタル化**し企業の競争優位の**知的財産**にすることが可能です。

さらに、新人のOJTにも活用することで、経験豊富な先輩の知見を効率的に共有することが可能になります。

最低賃金の上昇がほぼ確定し（10月1日公開）、ますます求人難、昇給原資の確保が求められる中、AI有効活用は救世主的ツールとなります。

今回は、その第一歩として、GoogleのGeminiとOpenAIのChatGPTを使ったデモをご紹介します。

※AI活用をインターネット情報中心の生成に満足し、「活用しているという幻想」から目を覚ましてください。

なんの競争優位にもなりませんし、知的財産の蓄積にもなりません。

AIのサブスク費用は発生しますが、収益が上がりません。

全社挙げて、仕事せず、AIゲームに熱中しているだけです。

【デモ1】Geminiで日報・記録を効率化し、OJTに活かす

まずは、Googleの高性能AI「Gemini」を使った方法です。

Geminiには「Gem」という、特定の目的に特化したカスタムAIを作成する機能があります。

これを使えば、誰でも簡単に「日報・OJT専門AI」を作ることができます。

ステップ1：カスタムAI「Gem」を作成する

PC画面でGeminiを開きます。

1. 画面左側にある**「Gem」**のアイコンをクリックします。
2. **「Gemを作成する」**を選択します。
3. Gemの名前を入力します。（例：〇〇社日報・OJTアシスタント）

PC設定【画面２】

ステップ2：カスタム指示（基準値）と知識のアップロード

ここが最も重要なポイントです。日報や記録の**「基準値」**をGeminiに教え込みます。

1. **「カスタム指示」**の欄に、日報のフォーマットや、評価の基準となる項目を具体的に入力します。
   • 今回の例

　　　　　　　「名前：社内基準」

　　　　　　　「カスタム指示：営業日報は、日付、相手先名、商談内容、次回アクションを入力します」

1. • 例：「今日の日報を作成します。以下の項目に沿って入力してください。1.本日の業務内容、2.特記事項（良かった点・反省点）、3.明日の計画」
   • 例：「今日の業務について、以下の基準で評価してください。A：目標達成、B：目標にあと一歩、C：改善が必要」
2. さらに詳細なマニュアルや評価基準がPDFなどのファイルで存在する場合は、**「知識」**の欄にアップロードします。

【ポイント１】 カスタム指示に「〜してください」と具体的に指示することで、AIはあなたの意図を正確に理解し、望む形式で回答してくれます。

【ポイント２】カスタム指示へのプロンプト（指示命令）がノウハウです。

【ポイント３】知識にこれまで皆さんの会社内で蓄積されたもの、ベテランのノウハウ、社内専門家のノウハウを埋め込みます。

社内ノウハウが文書化されていない場合は、

対策Ａ案：過去の主要な文書（テキスト）をPDF化してGeminiやNotebookLM、ChatGPTに読み込ませます。

重要なノウハウを生成させます。

対策Ｂ案：ベテランや経営者の「頭の中」に入っている場合は、過去の成功事例、失敗事例をYoutubeや音声記録として収録します。mp3、mp４データとしてデジタル化されたものをNotebookLMに読み込ませます。全文文字お越しさせます。実験をしました。２時間Youtubeは文字起こし出来ました。NotebookLMは最大 約1Mトークン（Gemini同等）です。特に音声データの文字起こしはGeminiやChatGPTには出来ない点です。（2025年8月17日現在）

ステップ3：保存して活用する

作成したGemを保存すれば、いつでも利用できるようになります。

【使い方】 日々の業務終わりに、このGemに向かって「今日の日報を作成して」と話しかけるだけ。Gemは設定した基準に沿って、あなたに質問を投げかけたり、入力内容を整理してくれます。

制作：Gemini有料版

ステップ4：スマホで音声入力する

商談や打合せが終わった都度、スマホのGemini　Gemを開き日報を音声入力します。

制作：Gemini有料版

スマホ【画面５】

記録が蓄積されると、AIは最強の「戦略アドバイザー」になる

日報や記録をAIに入力し続けることで、AIは単なるアシスタントから、強力な「戦略アドバイザー」へと進化します。

【具体例】

• 営業担当者の場合： AIが過去の日報を分析し、**「新規顧客の獲得に成功した曜日は木曜日が最も多いです。特に、午後3時以降のアプローチが効果的でした」**といった傾向を教えてくれます。
• 開発チームの場合： AIがバグ報告の記録を分析し、**「特定のモジュールで発生するバグの80%は、A社のライブラリを更新した後に集中しています。バージョン〇〇が原因である可能性が高いです」**といった具体的な課題を特定してくれます。

このように、AIは膨大なデータを瞬時に分析し、私たち人間が見落としがちなパターンや因果関係を発見してくれます。これにより、勘や経験に頼るだけでなく、データに基づいた客観的な対策を立案することが可能になります。

制作：Gemini有料版

【デモ2】ChatGPTで日報・OJTアシスタントを作成

OpenAIのChatGPTでも、同様の仕組みを構築できます。ChatGPT Plusユーザーであれば、**「GPTs（ジーピーティーズ）」**という機能を使って、独自のカスタムAIを作成できます。※ChatGPTPlus以上の有料版契約が必要です。

※GeminiのGemと同様の機能です。

【GeminiとChatGPTの使い分け】 個人的な感触としては、Geminiはシンプルで直感的に設定できるため、初心者の方におすすめです。

一方、ChatGPTはより細かなカスタマイズが可能で、プロンプトの設計に慣れている方には使いやすいかもしれません。

どちらを使うにせよ、重要なのは**「社内データをAIに学習させる」**という考え方です。

ChatGPT

手順は

左サイドバーの「GTP」

画面右の「マイGPT　作成する」

マイGPT　制作パネルの

「名前」

「説明」

「指示」

を入力します。

　「指示」は、詳細なプロンプトが成功するポイントです。

「知識　ファイルをアップロード」社内ノウハウとなります。社内基準や閾値に加え、これまでベテラン社員、管理職、経営者の「頭脳」に入っていたものを文書化＝テキスト化しPDF等でアップします。

まとめ：AIは「学習」させてこそ本領を発揮する=利益を生む！

今回ご紹介したように、AIはインターネットの知識だけでなく、あなたやあなたの会社の**「内なる知」**を学習させることで、真価を発揮します。

**「日報・記録」という日常的なタスクをAIを活用することで、業務効率が上がるだけでなく、蓄積されたデータが「最強のOJT教材」へと生まれ変わり、さらに「客観的な戦略立案ツール」**としても活用できるようになります。

**知的財産**、**ノウハウのデジタル化**は、収益の源泉になります。

ぜひ、皆さんも今回ご紹介した方法を試して、AIを単なるツールではなく、最高の「相棒」として活用してみてください。

オンリーワン経営ではChatGPT、Gemini、NotebookLM、Google Ai Studio、Claude、Genspark、Perplexity等　複数AI導入コンサルティング及びAI研修を行っています。

お気軽にご相談ください。

制作：Gemini有料版

引用１：Gemini（有料版19$/月）：https://gemini.google.com/app?hl=ja

引用２：ChatGPT　Plus（有料20$/月）：https://openai.com/ja-JP/chatgpt/overview/

引用３：NotebookLM　音声　ボットキャスト作成　https://notebooklm.google.com/